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Mehr Struktur, mehr Zeit, mehr Umsatz - ZT

Mehr Struktur, mehr Zeit, mehr Umsatz

Wie sich Trainer und Seminaranbieter bei der Seminarverwaltung auf das Wesentliche konzentrieren können

Mehr Struktur, mehr Zeit, mehr Umsatz

Wie sich Trainer und Seminaranbieter bei der Seminarverwaltung auf das Wesentliche konzentrieren können

Seminare planen, Teilnehmer gewinnen und die Veranstaltungen komplett abwickeln: Für die meisten Seminaranbieter und Trainer gehört dies nicht zum Kerngeschäft, sondern eher zu den ungeliebten Aufgaben, die viel Zeit beanspruchen. Lieber konzentrieren sie sich auf die Inhalte ihrer Veranstaltung, als sich um die Platzierung im Internet sowie das Erstellen von Anmeldebestätigungen Teilnehmerlisten und Rechnungen zu kümmern. Dafür gibt es mit JAVIS jetzt eine besonders einfach zu bedienende und kostengünstige neue Plattform, die den Aufwand stark minimiert und neue Spielräume für die zielgruppengerechte Ansprache von potenziellen Teilnehmern weiterer Veranstaltungen eröffnet.

Wer kennt das nicht? Per Telefon, E-Mail, Brief oder – inzwischen wohl nicht mehr ganz so häufig – aus dem Faxgerät flattern Anmeldungen für Seminare ein. Da heißt es: erfassen, zuordnen, Listen führen und den Überblick behalten. Vielleicht mit einer Excel-Tabelle, in die wir Namen, Adressdaten und Telefonnummern mit E-Mail und Veranstaltungstitel umständlich von Hand eintragen. Ist das Seminar schon ausgebucht, oder können wir eine Anmeldebestätigung rausschicken? Und nach dem Seminar geht die Bürokratie in die nächste Runde. Es folgen die Rechnungsstellung, der Versand von Teilnahmebescheinigungen und idealerweise ein Check, welche Teilnehmer auch für den in drei Monaten stattfindenden Workshop zu begeistern sind.

Wem dieser Verwaltungsaufwand relativ wenig Freude bereitet, der wird gern auf ein System zurückgreifen, das einen Großteil dieser Prozesse automatisch und quasi im Hintergrund übernimmt. Für diese Menschen und eher kleine Organisationen haben wir, die BIG 5 Concepts GmbH aus Osnabrück, eine eigene Plattform namens JAVIS entwickelt.
Ihr Clou: Der Veranstalter erhält in Echtzeit höchste Transparenz darüber, wer sich wofür angemeldet hat, und der gesamte Vorgang ist von A bis Z effizient durchstrukturiert. In wenigen Minuten lassen sich die Angaben zu einer Veranstaltung in diesem System hinterlegen. Der Anbieter gibt dazu lediglich die Grunddaten des Seminars in die selbsterklärende Maske ein. Dazu gehören Titel und Inhalt der Veranstaltung, Ort, Datum, Preis sowie die Mindest- und Höchst-Teilnehmerzahl. Alles Weitere funktioniert fast von allein.

Seminarangebote mit nur einem Klick publizieren

Mit einem einzelnen Klick kann das Seminarangebot veröffentlicht werden. Nach Eingabe und Freigabe der Daten erscheint es automatisch auf der eigenen Webseite, wenn diese technisch darauf ausgelegt ist. Bei Kunden der www.seminarboerse.de wird das Angebot täglich aktualisiert – und das automatisch. Der Link zum Seminarangebot kann außerdem einfach per Mausklick auf das entsprechende Symbol auf sozialen Netzwerken wie Facebook und Xing publiziert werden. Ganz gleich, wo das Angebot auftaucht: Interessenten kommen über den veröffentlichten Link direkt zum Eingabeformular für die persönlichen Angaben zum jeweiligen Veranstaltungsangebot.

Mit einem einzelnen Klick kann das Seminarangebot veröffentlicht werden. Nach Eingabe und Freigabe der Daten erscheint es automatisch auf der eigenen Webseite.

Abgesehen von der Tatsache, dass das Marketing für die Veranstaltung damit bereits die erste Hürde elegant genommen hat, profitiert der Trainer oder Seminaranbieter auch bei den folgenden Schritten von einem enormen Zeitgewinn. Denn ab hier erübrigt sich der ganze traditionelle Aufwand des Sichtens und Bearbeitens. Die erfassten Daten stehen für die vollständige Seminarverwaltung zur Verfügung, und der Seminaranbieter kann sich die
manuelle Übertragung der Teilnehmerdaten sparen.

Maximaler Komfort- und Zeitgewinn

Komfortabel ist JAVIS nicht nur für den Seminaranbieter, sondern auch für den Interessenten. Er sieht sofort, ob das Seminar noch buchbar ist und erhält direkt nach der Eingabe eine Rückmeldung, dass seine Daten an den Veranstalter übertragen wurden, sozusagen als Vorstufe zur Anmeldebestätigung. Die Ansprache ist personalisiert, und der Text für die Benachrichtigung kann vom Veranstalter ganz nach eigenen Vorgaben und Wünschen formuliert sein. Erst nach Annahme der Anmeldung durch den Veranstalter erhält der Teilnehmer auch hierüber eine Anmeldebestätigung.

JAVIS ist konsequent auf Mobilität ausgelegt

Dabei kann dies auch jederzeit von unterwegs aus geschehen. Denn JAVIS ist als Internet-Lösung responsiv gestaltet, sodass Anmelder und Veranstalter auch von mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets den vollen Zugriff auf alle Funktionen haben.

Zum Seminarbeginn lässt sich die aktuelle Anwesenheitsliste für die Teilnehmer-Unterschriften auf Knopfdruck ausdrucken. Nach der Veranstaltung werden individuelle und auf das Layout des Ausstellers angepasste Zertifikate für die Teilnehmer generiert und erstellt. Die Rechnungen werden grundsätzlich für alle Teilnehmer als PDF erzeugt und können auf das Briefpapier des Absenders inklusive Zahlungsziel individuell abgestimmt werden.

Die Abrechnungsfunktion der JAVIS-Software.
Die Abrechnungsfunktion der JAVIS-Software.

Hohe Flexibilität und Sicherheit durch Erinnerungsfunktion

Ein besonderer Vorteil von Javis besteht für den Veranstalter darin, dass er je nach Anzahl der Anmeldungen flexibel reagieren kann, um zum Beispiel die Location an den Bedarf anzupassen. So hilft eine Erinnerungsfunktion dabei, zu einem festgelegten Termin den Anmeldestatus des Seminars zu überprüfen. Auf diese Weise können zum Beispiel Stornierungsfristen sicher eingehalten werden für den Fall, dass zu wenige Anmeldungen vorliegen und das Seminar abgesagt werden muss.

Andererseits besteht auch die Möglichkeit, bei sich abzeichnendem großen Interesse eine Location mit größerer Kapazität zu finden. Darüber hinaus können mit der Erinnerungsfunktion von Javis andere Termine belegt werden, um die Abläufe sicher zu gestalten und die Prozesse zu optimieren.

Praxiserfahrung: Zeiteinsparung von 50 % bei der Seminarverwaltung

Was den Nutzen von JAVIS für Trainer und Seminaranbieter ohne großen Overhead ausmacht, bringt ein „Anwender der ersten Stunde“ auf den Punkt. Peter Dunkhorst ist Coach bei der John Strelecky & Friends GmbH in Hamburg und macht die Besucher seiner jährlich 20 bis 30 Seminare mit den „Big Five For Life“ vertraut. Seine Erfahrung als Beta-Tester und JAVIS-Kunde fasst er so
zusammen: „Erstaunlich sind für uns die Einfachheit und die intuitive Bedienung des Systems. Da die Seminarverwaltung nicht zu unserem Kerngeschäft gehört, erleichtert es uns die Planung und Nachbearbeitung ganz erheblich. Wenn man kompliziertere Verfahren gewöhnt ist – wie zum Beispiel die herkömmliche Zettelwirtschaft oder das Arbeiten mit Excel-Tabellen – muss man sich sogar an diese Einfachheit erst mal gewöhnen. Und es zahlt sich schnell aus: Mit JAVIS sparen wir schätzungsweise 50 Prozent der Zeit, die wir vorher für die Seminarverwaltung aufgewendet haben.“

„Erstaunlich sind für uns die Einfachheit und die intuitive Bedienung des Systems.“

Follow-up: Schlagworte für fokussierte Zielgruppenansprache

In Zukunft wollen Peter Dunkhorst und seine Kollegen noch mehr Funktionalitäten verwenden. Denn JAVIS unterstützt auch das Follow-up der Veranstaltung, insbesondere hinsichtlich der gezielten Ansprache von Teilnehmern auf künftige Veranstaltungen. Dazu bedient sich JAVIS der Tags, mit denen die Teilnehmer gekennzeichnet werden. Dies kann beispielsweise über Schlagwörter geschehen, die der Veranstalter für die einzelnen Seminare vergibt; diese sind dann Bestandteil der Teilnehmer-Profile.

Aber das selbstlernende System JAVIS ist darüber hinaus selbst in der Lage, Profile mit Tags zu versehen. Ein Beispiel: Wer sich für ein Seminar mit dem Inhalt „Ayurveda“ angemeldet hat, ist auch ein „heißer Kandidat“ für andere Wellness-Themen. Mit der Zeit erkennt JAVIS zunehmend Übereinstimmungen in Interessenprofilen und erstellt daraus eine fokussierende Grundlage für die gezielte Kundenansprache und Akquise.

Ergänzende Leistungen mit Mehrwert

Zurzeit integrieren wir weitere Services in das Portfolio: Optional zur JAVIS-Nutzung sollen weitere Leistungen von Partnern aus unserem Netzwerk hinzugekauft und abgewickelt werden können. Dazu gehören beispielsweise die Aussendung der Seminarunterlagen per Brief (Lettershop etc.) oder SMS. Darüber hinaus empfehlen wir über JAVIS weitere Kooperationspartner; zum Beispiel für die Einbindung der Plattform in das Content-Management-System (CMS) der Veranstalter-Homepage, um die Systeme miteinander zu verzahnen. Die Texterstellung für die Seminar-Inhalte kann ebenso extern eingebunden werden wie ein Call-Center, das die Akquise und Abwicklung unterstützt sowie die Erreichbarkeit des Trainers für alle Fragen von Interessenten gewährleistet.


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IT & Seminar-Experte

Michael Bühren

IT & Seminar-Experte
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